X
دعوت به همکاری - گوینده
انتشارات و موسسه فرهنگی نوین پندار از علاقه مندان به گویندگی دعوت به همکاری مینماید. جهت کسب اطلاعات بیشتر به صفحه همکاری با ما مراجعه نمایید.
:: :: :: :: :: اطلاعیه :: :: :: :: ::
 
 
 
width: px
height: px

18 ترفند کمتر شناخته شده و کاربردی نرم‌افزار Outlook برای افزایش کارایی (بخش اول)

12:03   |   سه شنبه 13 بهمن ماه 94   |   تعداد بازدید : 3161
18 ترفند کمتر شناخته شده و کاربردی نرم‌افزار Outlook برای افزایش کارایی (بخش اول),Outlook , نرم‌افزار , اوت لوک , نرم‌افزار Outlook , نکته های Outlook , نرم‌افزار اوت لوک , آفیس , نرم‌افزار آفیس ,  مدیریت ایمیل‌ , ایمیل‌ , پست‌ الکترونیکی , سیستم عامل , ویندوز , نکته های اوت لوک , ترفند اوت لوک , ترفند Outlook , تایپ کردن , Quick Parts , کار با Outlook , ارسال ایمیل‌ , کلیک , Delivery , Exchange server , پروتکل‌ IMAP , پروتکل‌ POP , گروه بندی , سرویس‌ , سرویس ایمیل , سفارشی سازی , Search Folder , اطلاعات , جداسازی , فیلتر , Email , تنظیمات , Junk , ایمیل‌ ناخواسته , اسپم‌ , Spam , زمان‌بندی , Appointments , Reminder , فرستادن ایمیل ,
Outlook , نرم‌افزار , اوت لوک , نرم‌افزار Outlook , نکته های Outlook , نرم‌افزار اوت لوک , آفیس , نرم‌افزار آفیس ,  مدیریت ایمیل‌ , ایمیل‌ , پست‌ الکترونیکی , سیستم عامل , ویندوز , نکته های اوت لوک , ترفند اوت لوک , ترفند Outlook , تایپ کردن , Quick Parts , کار با Outlook , ارسال ایمیل‌ , کلیک , Delivery , Exchange server , پروتکل‌ IMAP , پروتکل‌ POP , گروه بندی , سرویس‌ , سرویس ایمیل , سفارشی سازی , Search Folder , اطلاعات , جداسازی , فیلتر , Email , تنظیمات , Junk , ایمیل‌ ناخواسته , اسپم‌ , Spam , زمان‌بندی , Appointments , Reminder , فرستادن ایمیل ,

 

نرم‌افزار Outlook یکی از کاربردی‌ترین و پر استفاده ترین نرم‌افزارهای آفیس مایکروسافت است. Outlook ابزاری مناسب و کارآمد برای نگهداری و مدیریت ایمیل‌ها یا پست‌های الکترونیکی، برنامه‌های کاری، اطلاعات تماس بوده، حین اینکه بسیاری قابلیت‌های دیگر خانگی و اداری نظیر: تقویم و دفترچه یادداشت را نیز دارا می‌باشد. این برنامه در ابتدا تنها در بسته مایکروسافت آفیس برای سیستم عامل ویندوز عرضه شده بود اما در سالهای اخیر به لطف پیشرفت فناوری هوشمند و استقبال کاربران نسخه‌های مرتبط با گجتهای هوشمند آن نیز برای گوشی و تبلت‌های اندرویدی در دسترس قرار گرفته است. 
در حقیقت، امروزه میلیون‌ها نفر در سراسر جهان در خانه و محیط کار برای مدیریت زمان و ایمیل خود از برنامه اوت لوک استفاده می‌کنند، در این میان تعداد کمی از این افراد هستند که واقعاً می‌دانند چطور می‌توان از قابلیت‌های این نرم‌افزار کاربردی حداکثر استفاده را برد! بنابراین، شکی نیست که یادگیری تعدادی ترفند ساده می‌تواند نه تنها منجر به صرفه‌جویی در زمان گردد، بلکه به شما کمک کند بهره‌وری خود را در حین کار افزایش دهید.
بر همین اساس، تصمیم داریم در این مقاله به معرفی شماری از نکات و ترفندهای کاربردی برای کار با تمامی نسخه‌های Outlook بپردازیم. با ما همراه باشید.

خلاص شدن از تایپ کردن چندین باره یک متن با استفاده Quick Parts

 


هنگام کار با نرم‌افزار Outlook، ممکن است این مسئله برای شما نیز پیش آمده باشد که مشغول تایپ متنی باشید و در داخل این متن عبارت یا عباراتی وجود داشته باشد که چندین و چند بار تکرار شده است. کافی است این عبارت اندکی بزرگ و پیچیده باشد تا کار شما مشکل‌تر شود. در چنین شرایطی می‌توانید این متون تکراری را بصورت یک Quick Part ذخیره کرده، تا در مواقع لازم بدون صرف وقت و به‌سادگی آن را در ایمیل موردنظر جایگذاری کنید. 
به این منظور کافی است به‌سادگی متن موردنظر را انتخاب کرده، سپس از مسیر Insert > Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery  آن را با یک نام ذخیره نمایید. به این ترتیب در آینده هنگامیکه شروع به تایپ کردن آن عبارت می‌کنید، خواهید دید که متن مربوطه در یک منوی کشویی به شما نمایش داده خواهد شد. حالا تنها با کلیک کرده بر روی return متن کامل در مکان موردنظر نمایش داده خواهد شد. شما همچنین می‌توانید برای ویرایش Quick Parts بر روی متن ظاهر شده کلیک کرده، تغییرات موردنظر را اعمال نمایید.

چگونه در اوت لوک ارسال ایمیل‌ها را زمان بندی کنیم تا بعداً ارسال شوند 

 


شما هر زمان که اراده کنید می‌توانید با استفاده از اوت لوک یک ایمیل به مخاطب مورد نظرتان ارسال کنید. همچنین می‌توانید ایمیلی را تهیه کنید و به این نرم‌افزار دستور دهید تا این ایمیل را در زمان مناسب (بازه زمانی مشخص) به مخاطب مورد نظرتان ارسال شود. در چنین شرایطی کافی است ایمیل مورد نظر را نوشته، بر روی تب Options کلیک کرده، Delay Delivery را برگزینید. در کار باز شده، در مقابل فیلد Do not deliver before، تاریخ و زمانی که قصد دارید ایمیل ارسال شود را وارد نموده، در نهایت بر روی Close کلیک کنید. حالا به‌محض انتخاب گزینه Send ، ایمیل مربوطه ذخیره شده و تا زمان مشخص شده به گیرنده ارسال نخواهد شد. توجه داشته باشید اگر از Exchange server استفاده می‌کنید، می‌توانید نرم‌افزار Outlook را ببندید؛ در غیر اینصورت چنانچه پروتکل‌های IMAP یا POP را مورداستفاده قرار می‌دهید لازم است اوت لوک را تا پایان موعد مقرر ارسال ایمیل مربوطه باز نگه دارید.

گروه بندی پیام‌های دریافت شده

 


چنانچه از کاربران پر مشغله سرویس‌های مختلف ارسال پست‌های الکترونیکی هستید و روزانه حجم بسیار بالایی ایمیل از افراد و شرکت‌های مختلف دریافت می‌کنید، حتماً تاکنون متوجه شده‌اید که جستجو برای یک پیام مشخص در بین صدها پیام دریافت شده تا چه حد می‌تواند وقت‌گیر  و عذاب‌آور باشد. 
برای حل این مشکل می‌توانید از منوی View، گزینه Show as Conversation را انتخاب کرده، بر روی Arrange By کلیک نموده و در نهایت ... View Settings را از منوی کشویی موجود انتخاب نمایید تا گزینه‌های متفاوت برای گروه بندی پیام‌ها در حالت کلی و یا نسبت به هر سرویس ایمیل ظاهر گردد. 

قابلیت جستجوی سفارشی سازی شده

 


یکی از امکانات کاربردی سرویس اوت لوک، قابلیت جستجوی یک عبارت در فیلد جستجوی بالای پنجره پیام‌هاست. این برنامه همچنین امکان جستجوی سفارشی شده را فراهم می‌آورد به این صورت که شما می‌توانید عبارت مورد نظر در یک پوشه خاص جستجو نمایید. از تب Folder، بر روی New Search Folder کلیک کنید، در این بخش می‌توانید از گزینه‌های پیش‌فرض موجود نظیر: جستجو بر حسب نام فرستنده، تاریخ و ... استفاده کرده و یا با انتخاب Create a custom Search Folder، فرایند جستجو را مطابق میل و نیاز خود سفارشی سازی نمایید. به این ترتیب خواهید دید که پوشه جدید جستجوی شما در پنل Folder از سمت چپ پنجره اوت لوک قابل مشاهده است. بر روی آن کلیک کنید تا نتایج جستجو بر حسب اطلاعات درخواستی شما نمایش داده شود.

جداسازی و تصفیه (فیلتر)

 


یکی دیگر از امکانات جالب توجه سرویس اوت لوک برای صرفه‌جویی در زمان امکان ایجاد فیلتر برای دسته بندی ایمیل‌های دریافتی است. این فیلترها امکان تصحیح و جزئی کردن جستجو را فراهم می‌آورند. برای فیلتر کردن Inbox خود کافی است از تب Home، بر روی منوی کشویی Filter Email کلیک کرده، یکی از گزینه‌های مربوطه را انتخاب نمایید تا میل باکس شما بر حسب آن فیلتر گردد. شما همچنین می‌توانید برای استفاده از گزینه‌های بیشتر بر روی More Filters… کلیک کنید تا تب Search Tools ظاهر شود. از این بخش می‌توانید از تنظیمات اضافی موجود بهره ببرید.

ایمیل‌های ناخواسته  (Junk)

 


کافی است برای مدتی از یک ایمیل آدرس استفاده کنید تا به امروز اسپم‌ها به درون آن نفوذ کنند. با توجه به همین مسئله، Outlook ابزارهایی را برای مدیریت ایمیل‌های ناخواسته طراحی و پیاده‌سازی کرده است. این ابزارها از منوی بالای صفحه و قسمت Junk قابل دسترسی هستند.
با کلیک روی Junk E-mail Options از تب Home این امکان برای شما فراهم خواهد بود که ایمیلی را به عنوان یک اسپم یا ایمیل ناخواسته معرفی کنید و یا حتی یک دامین یا کشور را بلاک کنید. اگر به طور اشتباه ایمیلی را به عنوان Junk معرفی کردید، به فولدر Junk رفته و ایمیل آدرس را از حالت Junk خارج کنید. دانستن این موضوع ضروری است، چون پس معرفی یک آدرس ایمیل به عنوان Junk تمامی ایمیل‌های آن فرستنده از صندوق ورودی پاک خواهند شد.

ایجاد ایمیل‌ها و قرار ملاقات‌های جدید بصورت لحظه‌ای

 


اگر مدیر یک شرکت هستید یا در اجرای زمان‌بندی کارهایتان در منزل با مشکل فراموشی مواجه می‌باشید چرا می‌توانید از قابلیت‌های زمان‌بندی اوت لوک بهره ببرید. این برنامه به شما کمک می‌کند تا مسائل مهم را فراموش نکنید. بخش تقویم (Calendar) برنامه Outlook مایکروسافت در کنار توانمندی‌های دیگری مانند ارسال و دریافت ایمیل، اطلاعات افراد و ... می‌تواند وقایع یک روز، یک هفته یا یک ماه را در یک زمان پیش روی شما نمایش دهد. به کمک بخش Calendar از این برنامه قادر خواهید بود تا قرارهای ملاقات خود را تنظیم کنید و آنها را مدیریت نمایید. تقویم دارای سه نوع ثبت وقایع مختلف به نام‌های Appointments یا قرار ملاقات‌ها،  Meetings یا جلسات و Events یا رویدادهاست. 
با استفاده از دکمه New در منوی Home می‌توانید یک Task جدید ایجاد کنید. این Task یا وظیفه، شامل عنوان کاری است که شما قصد دارید انجام دهید. هر Task می‌تواند در بازه زمانی خاصی انجام شود. این بازه در نرم‌افزار قابل انتخاب است. پس از تعیین وظیفه و بازه زمانی برای آن، شما می‌توانید Reminder آن وظیفه را نیز فعال کنید. Reminder می‌تواند در زمان خاصی، Task را با پخش یک فایل صوتی و یا نمایش تنها یک پیغام متنی ساده به شما یاد‌آوری کند.

خودکار کردن فرایندهای کاری تکراری

 


اگر مجبورید بطور مکرر یک وظیفه خاص نظیر: فرستادن ایمیل به یک همکار یا دعوت از یک گروه برای شرکت در یک جلسه را انجام دهید، Quick Steps می‌تواند تأثیر بسزایی در صرفه‌جویی در زمان شما داشته باشد. شما می‌توانید مجموعه‌ای از Quick Steps پیش‌فرض را از تب Home یافته و یا با کلیک کردن بر روی منوی کشویی، New Quick Step موجود برای سازماندهی، پاک کردن، انتقال دادن و ... را انتخاب کرده و تنها با یک کلیک ماوس عملیات موردنظرتان را انجام دهید.



:: تبلیغات

آموزش جامع کسب مهارتهای هفتگانه ICDL 2016

سایر خبرهای این گروه ...
 
بحث ها و نظرها
0
نظر
برای شرکت در بحث و تبادل نظر در سایت Login نموده، یا ثبت نام کنید.


:: تبلیغات
آموزش جامع ماکرو نویسی در اکسل 2016
Super Windows XP - به همراه آموزش ویندوز XP و برنامه های کاربردی



 
 
تمامي كالاها و خدمات اين فروشگاه، حسب مورد داراي مجوزهاي لازم از مراجع مربوطه مي‌باشند و فعاليت‌هاي اين سايت تابع قوانين و مقررات جمهوري اسلامي ايران است.
Copyright © 1998 - 2016 NovinPendar Co. Ltd. All rights reserved.