X
دعوت به همکاری - گوینده
انتشارات و موسسه فرهنگی نوین پندار از علاقه مندان به گویندگی دعوت به همکاری مینماید. جهت کسب اطلاعات بیشتر به صفحه همکاری با ما مراجعه نمایید.
:: :: :: :: :: اطلاعیه :: :: :: :: ::
 
 
 
width: px
height: px

18 ترفند کمتر شناخته شده و کاربردی نرم‌افزار Outlook برای افزایش کارایی (بخش دوم)

14:49   |   سه شنبه 20 بهمن ماه 94   |   تعداد بازدید : 7315
18 ترفند کمتر شناخته شده و کاربردی نرم‌افزار Outlook برای افزایش کارایی (بخش دوم),Outlook  ،  نرم‌افزار  ،  اوت لوک  ،  نرم‌افزار Outlook  ،  نکته های Outlook  ،  نرم‌افزار اوت لوک  ،  آفیس  ،  نرم‌افزار آفیس  ،  مدیریت ایمیل‌  ،  ایمیل‌  ،  پست‌ الکترونیکی  ،  سیستم عامل  ،  ویندوز  ،  نکته های اوت لوک  ،  ترفند اوت لوک  ،  ترفند Outlook  ،  تایپ کردن  ،  Quick Parts  ،  کار با Outlook  ،  ارسال ایمیل‌  ،  کلیک  ،  Delivery  ،  Exchange server  ،  پروتکل‌ IMAP  ،  پروتکل‌ POP  ،  گروه بندی  ،  سرویس‌  ،  سرویس ایمیل  ،  سفارشی سازی  ،  Search Folder  ،  اطلاعات  ،  جداسازی  ،  فیلتر  ،  Email  ،  تنظیمات  ،  Junk  ،  ایمیل‌ ناخواسته  ،  اسپم‌  ،  Spam  ،  زمان‌بندی  ،  Appointments  ،  Reminder  ،  فرستادن ایمیل  ،مرتب سازی ایمیل‌ , کور‌رنگی , مشکل , Conditional Formatting , Settings , نوع فونت , رنگ فونت , تعریف Rule , محتوای نامه , پیام متنی , ارسال پیام , سرویس اوت لوک , Text Message , حذف ایمیل‌ , اسپم‌ , Clean Up , دسترسی ایمیل , تقویم , شخص ثالث , چک ایمیل , Delegate Access , Account , مدیریت , رسید دریافتی , read receipts , فیلتر اسپم , Tracking , وب میل , تنظیم زمان , Time Zone , sticky note , نوت , رمزگذاری ایمیل , کریپتوگرافی , Trust Center , Email Security , encryption , امنیت ایمیل , شناسه دیجیتالی , digital ID , ایمیل شخصی , مدیریت میل باکس , Gmail , Yahoo Mail , پروتکل POP , پروتکل IMAP , سینک ایمیل , Google Calendar , همگام‌سازی , CalDAV , ویندوزفون , Exchange ActiveSync , Private Address , ابزار gSyncit
Outlook  ،  نرم‌افزار  ،  اوت لوک  ،  نرم‌افزار Outlook  ،  نکته های Outlook  ،  نرم‌افزار اوت لوک  ،  آفیس  ،  نرم‌افزار آفیس  ،  مدیریت ایمیل‌  ،  ایمیل‌  ،  پست‌ الکترونیکی  ،  سیستم عامل  ،  ویندوز  ،  نکته های اوت لوک  ،  ترفند اوت لوک  ،  ترفند Outlook  ،  تایپ کردن  ،  Quick Parts  ،  کار با Outlook  ،  ارسال ایمیل‌  ،  کلیک  ،  Delivery  ،  Exchange server  ،  پروتکل‌ IMAP  ،  پروتکل‌ POP  ،  گروه بندی  ،  سرویس‌  ،  سرویس ایمیل  ،  سفارشی سازی  ،  Search Folder  ،  اطلاعات  ،  جداسازی  ،  فیلتر  ،  Email  ،  تنظیمات  ،  Junk  ،  ایمیل‌ ناخواسته  ،  اسپم‌  ،  Spam  ،  زمان‌بندی  ،  Appointments  ،  Reminder  ،  فرستادن ایمیل  ،مرتب سازی ایمیل‌ , کور‌رنگی , مشکل , Conditional Formatting , Settings , نوع فونت , رنگ فونت , تعریف Rule , محتوای نامه , پیام متنی , ارسال پیام , سرویس اوت لوک , Text Message , حذف ایمیل‌ , اسپم‌ , Clean Up , دسترسی ایمیل , تقویم , شخص ثالث , چک ایمیل , Delegate Access , Account , مدیریت , رسید دریافتی , read receipts , فیلتر اسپم , Tracking , وب میل , تنظیم زمان , Time Zone , sticky note , نوت , رمزگذاری ایمیل , کریپتوگرافی , Trust Center , Email Security , encryption , امنیت ایمیل , شناسه دیجیتالی , digital ID , ایمیل شخصی , مدیریت میل باکس , Gmail , Yahoo Mail , پروتکل POP , پروتکل IMAP , سینک ایمیل , Google Calendar , همگام‌سازی , CalDAV , ویندوزفون , Exchange ActiveSync , Private Address , ابزار gSyncit

 

نرم‌افزار Outlook یکی از کاربردی‌ترین و پر استفاده‌ترین نرم‌افزارهای آفیس مایکروسافت است. Outlook ابزاری مناسب و کارآمد برای نگهداری و مدیریت ایمیل‌ها یا پست‌های الکترونیکی، برنامه‌های کاری، اطلاعات تماس بوده، حین اینکه بسیاری قابلیت‌های دیگر خانگی و اداری نظیر: تقویم و دفترچه یادداشت را نیز دارا می‌باشد. این برنامه در ابتدا تنها در بسته مایکروسافت آفیس برای سیستم عامل ویندوز عرضه شده بود اما در سالهای اخیر به لطف پیشرفت فناوری هوشمند و استقبال کاربران نسخه‌های مرتبط با گجتهای هوشمند آن نیز برای گوشی و تبلت‌های اندرویدی در دسترس قرار گرفته است.
امروزه میلیون‌ها نفر در سراسر جهان از این سرویس کاربردی برای تسریع جریان کار خود استفاده می‌کنند، با این وجود کمتر کسی است که از قابلیت‌ها و ترفندهای کلیدی آن اطلاع داشته باشد.
اگر به یاد داشته باشید هفته گذشته به معرفی بخش اول این مقاله و معرفی شماری از نکات و ترفندهای کاربردی برای کار با تمامی نسخه‌های Outlook پرداختیم. این هفته تصمیم داریم بخش دوم و آخر این مقاله را به شما ارائه کنیم. با ما همراه باشید.

مرتب سازی ایمیل‌های دریافت شده بر حسب فرمت بندی شرطی و تعریف یک قانون

 


بسیاری از کاربران، محیط نرم‌افزاری اوت‌لوک را با متن‌های مشکی و زمینه سفید رنگ مشاهده می‌کنند. در این حالت نمایش، تفاوت ایمیل‌های جدید و خوانده نشده با ایمیل‌های قدیمی یا خوانده شده در این است که این ایمیل‌های جدید به‌صورت توپر (Bold) نمایش داده می‌شود. با توجه به این اختلاف بسیار کوچک، تشخیص ایمیل‌های خوانده نشده از خوانده شده‌ها چندان آسان نیست و حتی کاربرانی که مشکل کور‌رنگی دارند نیز بشدت در انجام این کار با مشکل مواجه می‌شوند. برای جلوگیری از رفع این مشکل و تشخیص بسیار آسان و سریع ایمیل‌های خوانده نشده از خوانده شده‌ها بهترین روش می‌تواند تغییر در رنگ متن این ایمیل‌ها و نوع قلم آنها باشد. به این منظور می‌توان از قابلیت Conditional Formatting بهره برد. به تب View رفته و بر روی View Settings کلیک کنید تا پنجره‌ Advanced View Settings باز شود. اکنون بر روی دکمه‌ Conditional Formatting کلیک کنید. در پنجره‌ باز شده می‌توانید تغییرات ظاهری مورد نظر خود نظیر تغییر نوع فونت و رنگ فونت را اعمال کنید. 
شما همچنین می‌توانید، با استفاده از تعریف یک Rule یا قانون از بخش Move در تب Home، گزینه‌های بسیاری برای مدیریت و ایجاد قوانین بر روی پست‌های الکترونیک دریافت شده، در اختیار داشته باشید. به این ترتیب می‌توانید با انتخاب Create Rule ، برحسب محتوای نامه، موضوع نامه، فرستنده، گیرنده و موارد دیگر نامه‌ها، برای آنها قانون تعریف کرده و تعیین کنید چه اقداماتی بر روی ایمیل‌های مشابه اعمال گردد.

امکان ارسال پیام متنی به واسطه سرویس اوت لوک

 


یکی از قابلیت‌های کاربردی که اوت لوک در اختیار کاربران قرار می‌دهد امکان ارسال پیام متنی یا SMS مستقیماً به مخاطبان است. برای استفاده از این سرویس لازم است به واسطه یک سرویس ارسال پیام ثالث ثبت‌نام کنید. به منظور راه‌اندازی سرویس SMS، از منوی کشویی New Items در تب Home، گزینه (Text Message (SMS را انتخاب کنید. سپس از کادر محاوره‌ای باز شده، بر روی " Find a text messaging service for your mobile operator"  کلیک کنید.

بطور خودکار ایمیل‌های ناخواسته را حذف کنید

 


کافی است برای مدتی از یک ایمیل آدرس استفاده کنید تا به امروز اسپم‌ها به درون آن نفوذ کنند. با توجه به همین مسئله، Outlook ابزارهایی را برای مدیریت ایمیل‌های ناخواسته طراحی و پیاده‌سازی کرده است. یکی از این ابزارهای کاربردی Clean Up است که به شما اجازه می‌دهد تمامی پیام‌های ناخواسته و مکالمات غیر لازم را حذف نمایید. 
به این منظور، از تب Home بر روی زبانه Clean Up را کلیک کرده، پوشه یا مکالمه که مایلید پاک شود را برگزینید. 

فراهم آوردن اجازه دسترسی به ایمیل و تقویم برای شخص ثالث مورد اعتمادتان

 


حتماً برای شما هم پیش آمده که در حین کار لازم باشد به یک سفر کاری یا شخص بروید. در چنین شرایطی ممکن است چک کردن ایمیل و دسترسی به تقویم برای تنظیم قرار ملاقات‌های آتی مشکل و یا غیرممکن باشد، اینجاست که ابزار Delegate Access به کمکتان می‌آید.
این پارامتر، اختیار دسترسی ایمیلتان به شخص مورد تأیید شما را فراهم می‌آورد. کافی است از تب Account Settings گزینه Delegate Access را انتخاب کرده، بر روی دکمه Add کلیک و در نهایت نام شخص موردنظر را وارد نمایید.

مدیریت read receipts یا رسیدهای دریافتی

 


شاید زمانی دور و در روزهای اولیه‌ اینترنت یا زمانی که فیلترهای اسپم در مقایسه با امروز کم‌تر گزینشی بودند امکان داشت ایمیل شما به بخش junk email رفته و بنابراین توجهی به خود جلب نکرده باشند. اما این موضوع تقریباً دیگر اتفاق نمی‌افتد. با این حال ممکن است مایل باشید از وضعیت ایمیل ارسالی خود مطلع شده (اینکه دریافت یا خوانده شده است) و یا اجازه دهید دیگران وضعیت ایمیل خود را دنبال کنند. 
روی سربرگ File کلیک نمایید. در صفحه لود شده روی گزینه Options کلیک کرده، وارد سربرگ Mail شده در قسمت Tracking،  جهت مطلع شدن از دریافت ایمیل ارسالی توسط شخص گیرنده، تیک گزینه Request a Delivery Receipt را فعال نموده و جهت مطلع شدن از خوانده شدن ایمیل ارسالی توسط شخص گیرنده، تیک گزینه Request a Read Receipt را فعال نمایید.
توجه داشته باشید این گزینه در صورتی به‌ درستی عمل خواهد کرد که نرم‌افزار و یا وب میل شخص گیرنده Read Receipt را پشتیبانی کند.

تنظیم زمان محلی

 


اگر بخاطر شرایط کاری خود مداوم در حال سفر بوده و نگرانید بخاطر منطقه زمانی یا Time Zone متفاوت هر ناحیه به قرار ملاقاتها و جلسات کاری خود نرسید یا اینکه خارج از زمان کاری با شرکت موردنظر تماس برقرار کنید، اوت لوک این امکان را به شما می‌دهد که در بخش تقویم از زبانه time zone، تنظیمات مربوط به زمان محلی مقصد را انجام دهید. به این ترتیب timestamps ایمیل و ورودی‌های تقویم با تنظیمات مشابه نمایش داده خواهد شد.
شما حتی می‌توانید یک Time Zone دوم انتخاب کرده تا از این طریق وقت محلی خانه و محل موردنظرتان را بطور همزمان در اختیار داشته باشید.

استفاده از sticky note ها

 


اغلب در حین کار لازم است نکاتی را یادداشت کنیم تا بعدها در فرصت مناسب به سراغشان رفته، آنها را مورد بررسی قرار دهیم. خوشبختانه اوت لوک دارای ابزاری توکار به این منظور است. کافی است Ctrl+Shift+N در محیط کاری این برنامه بفشارید، خواهید دید که یک Note جدید بر روی صفحه نمایش داده خواهد شد. حالا با کلیک راست کردن بر روی نوت ظاهر شده می‌توانید رنگ آن را تغییر داده و یا با انتخاب گزینه categories به یک دسته خاص پیوند دهید. 
برای مدیریت دسته‌ای از یادداشت‌های ایجاد شده نیز می‌توانید از تب View بر روی آیکون Notes کلیک کنید تا امکان دسته‌بندی، کپی‌برداری، چاپ و یا حتی جستجوی برای نوت ها فراهم شود.

رمزگذاری کردن ایمیل

 


اگر پیام‌هایی که مایل به ارسال آنها هستید اطلاعاتی حیاتی و محرمانه را شامل می‌شوند که فاش شدن آنها می‌تواند شرکت و یا شخص شما را دچار مشکل کند، اوت لوک امکان استفاده از امضای کریپتوگرافی (رمزنگاری) اطلاعات بر روی محتوای موردنظر را فراهم می‌آورد تا به این ترتیب ایمیل ارسال شده تنها برای گیرنده‌ای که کلید آن را با وی به اشتراک گذاشته، قابل خواندن باشد. 
به این منظور کافی است با طی کردن مسیر File | Options | Trust Center، کادر محاوره‌ای مربوط به تنظیمات Trust Center را باز کرده، بر روی تب E-mail Security کلیک کنید. گزینه‌های مربوط به digital signing و encryption را علامت بزنید، سپس شناسه دیجیتالی یا digital ID مورد نظرتان را ساخته و وارد کنید. برای ساخت شناسه دیجیتال موردنظرتان باید بر روی Get a Digital ID کلیک کنید تا لیستی از لینک‌های مرتبط با فراهم آورندگان رایگان ظاهر شود. 

از طریق Outlook به ایمیل شخصی خود متصل شوید!

 


اگر تاکنون از سرویس محبوب و کاربردی اوت لوک تنها برای کارهای اداری خود استفاده می‌کردید باید گفت این برنامه همچنین می‌تواند برای مدیریت میل باکس شخصی شما نیز مفید باشد. بر روی تب File کلیک کرده، دکمه Add Account را بفشارید. اگر از یک سرویس دهنده وب نظیر: Gmail یا Yahoo Mail استفاده می‌کنید کافی است تنظیمات POP یا IMAP را برگزینید. در نهایت ایمیل آدرس خود را وارد کرده و بقیه کار را به اوت لوک بسپارید.
چنانچه مایلید تنظیمات ایمیل را بصورت دستی وارد کنید نیز می‌توانید بر روی گزینه Manually configure server settings or additional server types کلیک نمایید.
 
Google Calendar را با Outlook سینک کنید!

 


گوگل و مایکروسافت در طول سال‌های گذشته با تصمیمی متفاوت قصد داشته‌اند که قابلیت همگام‌سازی تقویم‌ها را برای کاربردها و زبان‌های متفاوتی فراهم کنند. در ابتدا مایکروسافت تصمیم داشت استاندارد سینک تقویم که CalDAV خوانده می‌شود را در نرم‌افزار Outlook یا دیگر نرم‌افزار‌های درون سیستم عامل ویندوزفون قرار ندهد. پس از آن گوگل تصمیم گرفت که بجای همگام‌سازی تقویم با استفاده از مجوز‌های Exchange ActiveSync، راه‌های دیگری را انتخاب کند که به مشاوره با وکلای ردموندی نیاز نداشته باشد. گوگل در ماه‌های پایانی 2012 سیستم سینک کننده EAS را معرفی کرد و در نهایت مایکروسافت تسلیم شد و تصمیم گرفت در بروزرسانی جدید ویندوزفون به تقویم گوگل و سینک مخاطبین اجازه دهد تا به روشی که گوگل پشتیبانی می‌کند (CalDAV و CardDAV) سینک انجام شود.
در Google Calendar، بر روی پنل موجود در سمت چپ تقویم کلیک کرده، از منوی کشویی Calendar Settings را انتخاب نمایید. Private Address | ICAL را برگزینید تا آدرس iCal feed تقویم را بدست آورید. حالا سرویس اوت لوک را باز کرده، مسیر File | Account Settings | Account Settings را طی نموده، بر روی تب Internet Calendars کلیک کنید و آدرس مربوطه را Paste کنید. پس از چند دقیقه خواهید دید که بروزرسانی رویدادها و اطلاعات موجود در اوت لوک آغاز خواهد شد. اگر مایلید اطلاعات موجود در سرویس Outlook نیز در تقویم گوگل سینک شود می‌توانید از ابزارهای ثالث نظیر: gSyncit استفاده نمایید.



:: تبلیغات


کلید واژه ها : Outlook  ،  نرم‌افزار  ،  اوت لوک  ،  نرم‌افزار Outlook  ،  نکته های Outlook  ،  نرم‌افزار اوت لوک  ،  آفیس  ،  نرم‌افزار آفیس  ،  مدیریت ایمیل‌  ،  ایمیل‌  ،  پست‌ الکترونیکی  ،  سیستم عامل  ،  ویندوز  ،  نکته های اوت لوک  ،  ترفند اوت لوک  ،  ترفند Outlook  ،  تایپ کردن  ،  Quick Parts  ،  کار با Outlook  ،  ارسال ایمیل‌  ،  کلیک  ،  Delivery  ،  Exchange server  ،  پروتکل‌ IMAP  ،  پروتکل‌ POP  ،  گروه بندی  ،  سرویس‌  ،  سرویس ایمیل  ،  سفارشی سازی  ،  Search Folder  ،  اطلاعات  ،  جداسازی  ،  فیلتر  ،  Email  ،  تنظیمات  ،  Junk  ،  ایمیل‌ ناخواسته  ،  اسپم‌  ،  Spam  ،  زمان‌بندی  ،  Appointments  ،  Reminder  ،  فرستادن ایمیل  ، مرتب سازی ایمیل‌  ،  کور‌رنگی  ،  مشکل  ،  Conditional Formatting  ،  Settings  ،  نوع فونت  ،  رنگ فونت  ،  تعریف Rule  ،  محتوای نامه  ،  پیام متنی  ،  ارسال پیام  ،  سرویس اوت لوک  ،  Text Message  ،  حذف ایمیل‌  ،  اسپم‌  ،  Clean Up  ،  دسترسی ایمیل  ،  تقویم  ،  شخص ثالث  ،  چک ایمیل  ،  Delegate Access  ،  Account  ،  مدیریت  ،  رسید دریافتی  ،  read receipts  ،  فیلتر اسپم  ،  Tracking  ،  وب میل  ،  تنظیم زمان  ،  Time Zone  ،  sticky note  ،  نوت  ،  رمزگذاری ایمیل  ،  کریپتوگرافی  ،  Trust Center  ،  Email Security  ،  encryption  ،  امنیت ایمیل  ،  شناسه دیجیتالی  ،  digital ID  ،  ایمیل شخصی  ،  مدیریت میل باکس  ،  Gmail  ،  Yahoo Mail  ،  پروتکل POP  ،  پروتکل IMAP  ،  سینک ایمیل  ،  Google Calendar  ،  همگام‌سازی  ،  CalDAV  ،  ویندوزفون  ،  Exchange ActiveSync  ،  Private Address  ،  ابزار gSyncit ، 

ADOBE CREATIVE CLOUD COLLECTION 2016

سایر خبرهای این گروه ...
 
بحث ها و نظرها
0
نظر
برای شرکت در بحث و تبادل نظر در سایت Login نموده، یا ثبت نام کنید.


:: تبلیغات
همراه با شما در اینستاگرام
با ما در تلگرام همراه باشید



 
 
تمامي كالاها و خدمات اين فروشگاه، حسب مورد داراي مجوزهاي لازم از مراجع مربوطه مي‌باشند و فعاليت‌هاي اين سايت تابع قوانين و مقررات جمهوري اسلامي ايران است.
Copyright © 1998 - 2016 NovinPendar Co. Ltd. All rights reserved.